Výška peňažného záväzku vyplývajúca z plnenia verejnej zákazky, ktorý je obstarávateľ povinný stanoviť pre účely postupu vo verejnom obstarávaní pred jeho začiatkom. Pri stanovení predpokladanej hodnoty je vždy rozhodujúca cena bez dane z pridanej hodnoty.

CPV kód
Kódy CPV (z angl. Common Procurement Vocabulary, t.j. spoločný terminologický slovník obstarávania) sú medzinárodne platné číselné kódy pre rôzne oblasti produktov a služieb.
Klasifikačný systém CPV kódov je zložený z hlavného a doplnkového slovníku.
Viac o informácií o CPV sa dočítate v článku o používaní a výhodách CPV kódov.

Ďalšie pojmy k obstarávaniu nájdete vysvetlené v našom slovníku.

Predkladanie cenovej ponuky je časovo náročné. Preto odporúčame zameriavať sa iba na také verejné zákazky, pri ktorých je Vaša šanca na výhru najvyššia. To znamená, že je potrebné zhodnotiť vlastné schopnosti v porovnaní s ostatnými uchádzačmi o zákazku (= konkurenciou).

a) skontrolujte hodnotiace kritérium:
Ako bude vyberaná tá „najlepšia” ponuka? Buď rozhoduje len cena, alebo ekonomická výhodnosť ponuky, ktorá je založená na niekoľkých čiastkových kritériách stanovených v súťažných podkladoch. Zvážte, či Vás dané kritéria zvýhodňujú (či naopak); ak ste firma, ktorá poskytuje vysoko kvalitné produkty alebo vysoko kvalitné služby, nepodávajte ponuky na verejné zákazky, pri ktorých rozhoduje len cena.
Výnimka: pokiaľ dokumentácia špecifikuje vysokú úroveň kvality produktu alebo služby, Vaša konkurencia ju možno nebude schopná naplniť. A aj keď bude, nebude to chopná zvládnuť za tak nízku cenu, takže Vaša ponuka bude konkurencieschopná, i keď jediným hodnotiacim kritériom je cena!

b) skontrolujte špecifikácie:
Pretože sa hodnotiace kritériá priamo vzťahujú k špecifikáciám zákazky, je potrebné ich skontrolovať. Pokiaľ sa ale špecifikácie zdajú veľmi zložité alebo detailné, riaďte sa nasledujúcim bodom.

c) hľadajte varovné signály:
Existujú nejaké príznaky, ktoré by Vás mali odradiť od predkladania ponuky? Niekedy verejné orgány preferujú určitého dodávateľa, a je jedno z akého dôvodu – čo je samozrejme samo o sebe protiprávne. I tak sa ustanovením rôznych špecifikácií snažia znevýhodniť ostatných uchádzačov. V takejto verejnej zákazke je istejšie neplytvať časom, alebo aspoň dvakrát zvážte, či má súťaženie význam. Varovné signály môžu vyzerať takto:

• neobvykle krátka lehota na predkladanie
• súťažné podklady sú k dispozícii len na veľmi krátku dobu
• nejasné alebo protichodné špecifikácie a termíny (kontaktujte dotyčnú autoritu kvôli objasneniu, a pokiaľ nedostanete rozumné odôvodnenie, radšej zákazku ignorujte)
• dôležité informácie ohľadom špecifikácie sú objasnené krátko pred koncom lehoty na predkladanie ponúk
• špecifikácia zákazky znie, akoby ich napísal jeden z Vašich konkurentov
• proces konania je nejasný
• hodnotiace kritériá sú pre danú zákazku nastavené nevhodne

I napriek mnohým administratívnym požiadavkám a formálnym procedúram nie je zakázané pridať do dokumentácie informácie, ktoré nie sú vyslovene vyžiadané. Preto sa skúste vžiť do role obstarávateľa: aké informácie ovplyvnia proces hodnotenia profesionálnosti a kvalifikovanosti jednotlivých dodávateľov, a nakoniec tak i rozhodnú o víťazovi?

• Ako najdôležitejšie zo všetkého sa uistite, že naozaj rozumiete problému/potrebe obstarávateľa. Nie je vždy jednoduché odhadnúť, nakoľko zástupcovia dotyčného verejného subjektu nemusia úplne chápať výhody produktov alebo služieb, ktoré ponúkate. Čím lepšie porozumiete tomu, čo potrebujú, tým lepšie môžete Vašu ponuku pripraviť. Zodpovedajte si nasledovné otázky:
  • Aké sú ciele obstarávateľa?
  • Aké sú jeho aktuálne potreby?
  • Prečo vypísal túto verejnú zákazku? Prečo práve teraz?
  • Ako je na tom obstarávateľ z hľadiska financií – všeobecne ako aj pri tejto konkrétnej zákazke
  • Ako je predmetná autorita/inštitúcia organizovaná?
  • Kto v nej rozhoduje?
  • Zvýraznite výhody Vašich produktov či služieb; napr. vyzdvihnite úspory behom životného cyklu produktu. Vaša ponuka bude vyzerať atraktívnejšie, pretože si obstarávateľ bude môcť predstaviť jej reálne využitie.
  • Vo Vašom obore ste pravdepodobne viac doma, než samotný obstarávateľ. Preto by ste mali komunikovať tak, aby Vám Váš potencionálny zákazník rozumel.

Veľmi často sa stáva, že vyhlasovatelia ponuku nemôžu prijať, pretože obsahuje formálne chyby. Jeden nepatrný omyl môže nielen znehodnotiť mnoho hodín práce strávených zostavovaním ponuky, ale koniec koncov zmietne skvelú príležitosť.
Nižšie nájdete zoznam tých najčastejších chýb. I keď sa väčšina z nich zdá samozrejmá, dochádza k nim frekventovane – obvykle kvôli nedostatku času. Uistite sa teda, že máte čas na záverečnú kontrolu a použite nasledovné ako predlohu:

• Chýbajú podpisy: aj keď chýba len jeden podpis, ponuka musí byť diskvalifikovaná zo súťaže.
• Dávajte si pozor na používanie vlastných formulárov. Formuláre sú obvykle poskytnuté prostredníctvom súťažných podkladov zákazky. Odporúčame teda používať tie predložené. Pokiaľ tak nemôžete urobiť (na predkladanie ponúk používate software), uistite sa, že vo Vašich formulároch nechýbajú dôležité informácie alebo neobsahujú nežiadúce (napr. odkazujú na vlastné pravidlá a podmienky).
• Pokiaľ na poslednú chvíľu potrebujete ponuku upraviť (a buď už nestíhate, alebo ani nemáte možnosť vytlačiť nové dokumenty), jasne vyznačte, ktoré časti textu stále platia. K oprave pripojte meno osoby a jej podpis) a dátum opravy, aby bolo zrejmé, že ponuku ste upravili Vy, teda uchádzač.
• Všetky vyžadované dokumenty musia byť k ponuke priložené. Ak nie ste schopní preukázať včas určitý certifikát, obvykle stačí deklarovať, že požadované kritériá spĺňate. Neskôr však budete musieť dokázať, že Vaša firma kritéria v dobe predkladania ponuky naozaj reálne spĺňala. O všetkom komunikujte s obstarávateľom.
• Riaďte sa danými pravidlami, ktoré určujú, ako ponuku predložiť. Pokiaľ nedochádza k predkladaniu ponúk elektronicky, Vaša ponuka musí byť predložená v jasne označených obálkach. Ponuku rozhodne nefaxujte, ani neposielajte e-mailom!

Akonáhle sa rozhodnete zúčastniť výberového konania, je dôležité proces časovo rozvrhnúť:

• Najprv si zodpovedajte na nasledovné otázky: Kedy končí lehota? Ako dlho bude prístupná potrebná dokumentácia?
• Spíšte zoznam dokumentov, ktoré musíte poskytnúť obstarávateľovi. Pokiaľ ich nemáte pripravené, hneď si ich zadovážte, pretože ich sumarizácia môže vyžadovať nejaký čas.
• Uistite sa, že Váš hardware je pripravený na elektronickú komunikáciu (elektronický podpis, software, atď.). Otestujte platformu, cez ktorú komunikujete.
• Vyčleňte si čas na prekontrolovanie si Vašich krokov! Často sa stane, že sa riešia veci na  poslednú chvíľu, a práve vtedy dochádza k administratívnym chybám. Preto by ste na obsahu ponuky nemali pracovať až do poslednej chvíle, ale namiesto toho niekoľkokrát skontrolovať, či spĺňate všetky formality.